Kiedyś konferencjami biznesowymi zajmowały się wyłącznie duże organizacje. Jednak obecnie wiele z najciekawszych spotkań tego typu to oddolne inicjatywy, zorganizowanie dzięki crowdsourcingowi i dobremu planowaniu. Plan spotkania to jedno, ale nie zapominajmy, że układ i wyposażenie przestrzeni konferencyjnej w praktyce okażą się równie ważne.
Catering z opcjami dla wszystkich – absolutna podstawa!
Na każdej konferencji pojawia się chwila, w której nawet najbardziej innowacyjne wystąpienie nie jest w stanie zatrzymać uwagi uczestników. To moment, gdy zaczyna doskwierać im prozaiczny problem – czas na śniadanie lub obiad! Jeśli nie planujemy wielodniowej konferencji z zakwaterowaniem, tylko bardziej przystępną formułą, musimy zawczasu zadbać o catering.
Przy zamawianiu posiłków i przekąsek musimy jednak pamiętać, że obecnie wiele osób ma problem z nietolerancjami czy alergiami pokarmowymi. Dbałość o potrawy, naczynia i kubki papierowe, które nie miały kontaktu z alergenami, dobrze świadczy o nas jako o organizatorach. Popularna jest też dieta wegańska, dlatego warto zadbać o taką opcję w menu.
Napoje na konferencji – liczy się wygoda!
O ile posiłki pomiędzy spotkaniami mogą ograniczać się do śniadania i obiadu, o tyle napoje muszą być dostępne cały czas. Ważne, by przewidzieć, ile dystrybutorów wody będziemy potrzebować, i rozstawić je w wielu miejscach, także w sposób, który pozwoli z nich korzystać osobom z niepełnosprawnościami. Na kilku szwedzkich stołach warto rozmieścić też soki, wodę i napoje w butelkach
Poza wodą konieczna jest też kawa – prawdziwe paliwo dla biznesowej aktywności! Zamówmy zawczasu nie tylko kawę dobrego gatunku w przemysłowych termosach, ale także kubki do kawy na wynos, i to najlepiej z zapasem. Bywa, że Kubek jednorazowy do kawy ulegnie uszkodzeniu, a sytuacja, w której tak podstawowego wyposażenia zabraknie, nie będzie o nas świadczyć dobrze jako o profesjonalistach.
Komfortowe krzesła = aktywni uczestnicy!
Nieważne, czy planujemy kilka paneli, czy kilkanaście. Siedzenie nie jest dla człowieka postawą naturalną, a długotrwałe zajmowanie pozycji siedzącej nie pozostaje bez wpływu na kręgosłup.
Choć możemy nie mieć wpływu na wyposażenie wynajętej sali konferencyjnej, warto już na etapie planowania przewidzieć w budżecie przestrzeń na wypożyczenie krzeseł ergonomicznych. Uczestnicy konferencji wyjdą z niej w dużo lepszych nastrojach, zapamiętają więcej, a ich recenzje z pewnością pomogą przyciągnąć innych na kolejne edycje!
